Nächster Schritt
Ein Auftrag durchläuft verschiedene Stadien. Sie erstellen eine neue Offerte: Status "Entwurf". Dann verschicken Sie die Offerte an den Kunden: Status "Offen". Der Kunde akzeptiert die Offerte. Status "Akzeptiert". Aus der Offerte erstellen Sie nun die Auftragsbestätigung, dann Lieferscheine, Rechnungen, etc.
Dieser ganze Ablauf läuft hauptsächlich über den Button "Nächster Schritt". Es gibt 3 unterschiedliche Schritte, welche Sie damit erledigen können:
- Status ändern [mehr]
Der Status des Dokuments wird hiermit geändert (z.B. von Offen auf Bezahlt). - Aktionen [mehr]
Eine Zahlung, Skonto, Delkredere, etc. kann hierunter gebucht werden. Bei Einkaufsrechnungen können Sie ausserdem Zahlungsaufträge (pain.001) erstellen. - Weiterführen als [mehr]
Der Auftrag kann hiermit weitergeführt werden. Zum Beispiel können Sie aus einer Offerte hiermit eine Rechnung erstellen.
Hinweis: All diese Schritte können sowohl für ein einzelnes Dokument als auch für mehrere Dokumente ausgeführt werden.
Status ändern
Jede Kategorie (Offerten, Rechnungen, etc.) hat eigene Status definiert. Zwei Beispiele:
Offerte: Entwurf, Offen, Akzeptiert, Abgelehnt
Rechnung: Entwurf, Offen, Gemahnt 1, Gemahnt 2, Bezahlt, Storniert
Diese sind durch die Applikation vorkonfiguriert, Sie können den gesamten Ablauf allerdings an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, siehe Kategorien.
Den Status eines Dokuments ändern Sie ganz einfach, indem Sie auf "Nächster Schritt" und dann auf den gewünschten Status klicken.
Verknüpfte Aktion
Ein Status kann eine Aktion verknüpft haben, welche automatisch durch den Statuswechsel ausgeführt wird.
Buchen
Wenn Sie bei einer Rechnung auf "Bezahlt" wechseln, dann werden Sie gefragt, ob Sie dazu eine Zahlung erfassen möchten.
Mit dem Statuswechsel alleine wird nämlich noch keine Zahlungsbuchung vorgenommen, diese müssen Sie noch erledigen. Durch die verknüpfte Aktion können Sie dies trotzdem gleich mit dem Statuswechsel zusammen vornehmen.
Sie können solche Aktionen auch selbst definieren unter Status bearbeiten.
Weiterführen als
Wenn Sie bei einer Rechnung auf "Erinnert 1" wechseln, dann werden Sie gefragt, ob Sie dazu das Dokument "Zahlungserinnerung" erstellen möchten.
Der Status "Erinnert 1" ist nur das: Ein Status des Rechnungsdokuments. Damit alleine können Sie noch keine Zahlungserinnerung verschicken. Klicken Sie auf "Ja", und Sie können das Mahnungsdokument aus der Rechnung erstellen, mit einem eigenen Datum, eigenen Positionen usw. Die Positionen könnten Sie allenfalls auch ändern, z.B. wenn Sie noch eine Mahngebühr hinzufügen möchten.
Sie können solche Aktionen auch selbst definieren unter Status bearbeiten.
Auswirkungen eines Status
Zunächst hat ein Status keine weiteren Auswirkungen, ausser dass der Status gesetzt ist. Es gibt ein paar Auswirkungen, welcher ein Status haben kann:
- Buchungen werden erstellt oder nicht
- Lagerbestände von Artikeln werden angepasst oder nicht
- Das Dokument gilt als abgeschlossen oder nicht
Mehr Informationen dazu finden Sie unter Status bearbeiten.
Ak tionen
Mit dem vorkonfigurierten Ablauf gibt es die folgenden Dokumente, welche Buchungen und Gegenbuchungen zulassen:
- Rechnungen (Verkauf und Einkauf)
- Gutschriften (Verkauf und Einkauf)
Klicken Sie auf "Zahlung buchen", um eine Zahlungsbuchung einzugeben. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie Datum, Konto, Betrag, etc. eingeben können, siehe Buchung bearbeiten.
Alle Buchungen, welche durch ein Dokument erfasst wurden, können Sie unter Buchungen einsehen (welches Sie im Menü "Mehr" oder über den "Buchungen" Button in der Ansicht eines Dokuments finden).
Sie können übrigens auch eigene Buchungsvorlagen erstellen, welche hier im Menü erscheinen, siehe Kategorien / Buchungsvorlagen.
Hinweis: Wenn eine offene Rechnung komplett bezahlt wurde, können Sie die Zahlung schneller erfassen, indem Sie einfach den Status auf "Bezahlt" setzen, dann werden Sie gleich gefragt, ob Sie eine Zahlung erfassen möchten, siehe Status ändern.
Vorgang für Teilzahlungen: Klicken Sie jeweils auf "Zahlung buchen", und passen Sie den Betrag entsprechend an, um die Teilzahlung zu erfassen. Wenn Sie die letzte Teilzahlung erfassen, klicken Sie einfach auf den Status "Bezahlt" und erfassen damit die letzte Zahlung.
Weiterführen als
Mit "Weiterführen als" können Sie z.B. aus einer Offerte eine Rechnung erstellen, welche zum gleichen Auftrag gehört. Es erscheint dann der Bearbeitungsdialog für das neue Dokument bereits ausgefüllt mit allen Daten des aktuellen Dokuments, welches Sie weiterführen.
Mehr Informationen unter Dokument bearbeiten.
Ausserdem wird das Feld "Weitergeführt von" automatisch befüllt mit dem vorherigen Dokument. Durch dieses Feld wird ausserdem eine Referenz zum vorherigen Dokument auf dem PDF aufgeführt, also z.B. das Offerten-Datum und Offerten-Nr. auf dem Rechnungsdokument.
Die beiden Dokumente sind nun zusammen in einem Dossier verknüpft. So können Sie zwischen den zusammengehörenden Dokumente eines Auftrags hin- und herspringen.
Mehr Informationen unter Dossier.
Einkauf <--> Verkauf
Ein Einkaufsdokument können Sie auch als Verkaufsdokument weiterführen, und umgekehrt. So können Sie z.B. aus der Verkaufsofferte für den Kunden gleich die Einkaufsbestellung an den Lieferanten erzeugen. Alle Daten (Positionen, usw.) werden dabei übernommen, ausser ein paar Feldern wie Datum, Nr., Status, usw.
Die Preise der Artikel werden dabei neu aus dem Inventar übernommen. Wenn Sie also ein Einkaufsdokument aus einem Verkaufsdokument erstellen, dann ersetzt es die Preise durch die im Inventar definierten Einkaufspreise, sofern vorhanden. Wenn keine Einkaufspreise gesetzt sind, werden die Verkaufspreise beibehalten.